Le Procure-to-Pay présente le cycle de vie des achats, de la demande d’approvisionnement au paiement des factures fournisseurs. Son automatisation permet aux entreprises d’optimiser la gestion des dépenses et de faire des économies. La mise en place d’une solution e-Procurement se fait en quatre principales phases : elle commence par une revue des processus de Procure-to-Pay et se termine par la mise en place de KPI. Ces indicateurs sont indispensables pour suivre et ajuster la performance du service achats.
Avantages des processus de Procure-to-Pay réussis
Lorsqu’ils sont bien maîtrisés, les processus de Procure-to-Pay apportent de nombreux avantages à l’entreprise. Ils assurent une bonne relation avec les fournisseurs et sécurisent la chaîne d’approvisionnement. En interne, ils véhiculent une excellente image du service achats qui voit arriver une volumétrie accrue des demandes d’approvisionnement. Avec ce levier, les acheteurs peuvent négocier de meilleurs contrats auprès des fournisseurs.
Automatiser les processus de Procure-to-Pay pour optimiser la finance de l’entreprise
La numérisation des processus d’achats confère une meilleure maîtrise des dépenses. Elle permet de réduire le coût de fonctionnement des services achats et comptabilité fournisseur. Une parfaite visibilité des phases du Procure-to-Pay est également proposée à l’entreprise.
Diminution de la durée de traitement des processus de Procure-to-Pay
L’un des apports de la digitalisation des processus d’achats réside dans la transmission automatisée des données. Elle permet de diminuer le volume de documents physiques en circulation et de tendre vers le zéro papier. Par ailleurs, avec la mise en place de workflows électroniques, la validation des demandes d’achats ou des factures fournisseurs s’effectue directement dans l’ERP. Ces évolutions entraînent un gain de temps considérable dans le traitement des processus de Procure-to-Pay.
Réduction des erreurs de traitement
La digitalisation des processus de Procure-to-Pay apporte de nouvelles fonctionnalités. Elles vont de la dématérialisation des factures à l’automatisation du rapprochement entre la réception et la facture fournisseur. La suppression de tâches manuelles permet de gagner du temps et de diminuer le risque d’erreurs humaines.
Réduction des coûts par facture
Le coût lié aux processus de Procure-to-Pay est dû en partie au temps de réalisation des différentes tâches. À cela, viennent s’ajouter les frais générés par les erreurs de traitement. Des factures payées avant la réception des produits commandés créent un impact négatif sur la trésorerie de l’entreprise.
Avec l’automatisation du Procure-To-Pay, les processus s’exécutent avec plus de fluidité et de sécurité. Elle génère une réduction du coût de gestion des factures. Avec le raccourcissement des délais de paiement, l’entreprise peut, dans certains cas, bénéficier d’un escompte grâce à un règlement anticipé.
Sécurisation des paiements fournisseurs
La fraude au paiement engendre une perte d’argent dans les entreprises et ternit leur image. Avec la numérisation du cycle de vie des achats, seules les factures validées par un workflow sont payées. Ces approbations sont tracées de façon électronique dans l’ERP. Pour renforcer la sécurité des paiements, certaines solutions Procure-to-Pay proposent une certification des coordonnées bancaires des fournisseurs.
Meilleure visibilité dans la gestion des dépenses
La plupart des solutions Procure-to-Pay apportent aux organisations une vision globale en temps réel sur les étapes d’une demande d’achat. Est-elle validée et par qui ? Le fournisseur a-t-il envoyé sa facturation ? Est-elle conforme avec le bon d’acheminement ?
Une solution Procure-to-Pay efficace offre une parfaite traçabilité des dépenses et facilite la prise de décision des différentes directions. Cette visibilité des flux d’achats permet de payer les factures à la bonne échéance et d’améliorer ainsi la relation avec les fournisseurs.
4 étapes pour automatiser les processus de Procure-to-Pay
La digitalisation des processus de Procure-to-Pay est un projet de transformation numérique. Elle implique plusieurs services de l’organisation : achats, comptabilité fournisseur et directions métiers. La mise en place d’une solution pérenne suit quatre principales étapes.
1/ Revue des processus d’achats de l’entreprise
Le cycle Procure-to-Pay diffère d’une organisation à l’autre. Il dépend, entre autres, de son activité et de sa taille. La revue des processus permet de déceler les points forts et faibles de chacune des phases. Vous pouvez ensuite les rationaliser et optimiser pour gagner en performance.
- Les demandes d’achats
Cette première étape consiste à exprimer le besoin d’acquérir un bien ou un service. La demande doit être validée avant d’être exécutée. La revue consiste à repérer les différences de fonctionnement entre directions opérationnelles et proposer un processus optimal et homogène.
- La gestion des commandes
Lorsque la demande d’achat est entièrement validée viennent les phases de recherche de fournisseurs et d’envoi de la commande. Elles peuvent être prises en charge par le service originaire de la demande. Mais ce n’est qu’en centralisant ces tâches dans une direction unique que vous pourrez les optimiser.
- L’approvisionnement et la réception
La livraison de la commande intervient dans les délais négociés avec le prestataire. Tout retard peut entraîner des préjudices comme une rupture de stock ou un dysfonctionnement dans un service. Une réception rigoureuse des produits par l’auteur de la demande d’achat est également nécessaire.
- La gestion des factures fournisseurs
La facturation arrive après la livraison des marchandises ou la réalisation de la prestation. Elle doit être comparée au bon d’acheminement avant d’obtenir le bon à payer. Cette activité fait partie du domaine de la comptabilité fournisseur. Une procédure interne doit être mise en place pour traiter les écarts de rapprochement.
- Le paiement des fournisseurs
Cette étape vient à la fin du cycle Procure-to-Pay. Des règlements effectués à échéance permettent d’établir une relation durable avec les fournisseurs. Une organisation rationnelle des directions comptables est nécessaire pour exécuter dans les délais les cycles de paiements.
2/ Choix du logiciel de Procure-to-Pay
Il existe des solutions différentes pour chaque processus de Procure-to-Pay. Leur choix dépend de plusieurs facteurs : fonctionnalités offertes, difficultés de mise en œuvre, taille de l’entreprise ou coût du logiciel. Une analyse comparative des outils d’e-Procurement et des ERP de gestion facilite la prise de décision.
Des outils comme SAP Ariba Buying and Invoicing sont basés sur le cloud. Les automatisations proposées contribuent à consolider les dépenses et améliorer la conformité des processus de Procure-to-Pay. Vos collaborateurs sont nomades pour la plupart ? Profitez des applications mobiles SAP Ariba Procurement pour gérer les achats pendant les déplacements.
Pour garantir la fluidité des processus de Procure-to-Pay, vérifiez qu’il existe une bonne connexion entre la solution e-Procurement et votre ERP de gestion. Elle facilite la communication entre les acheteurs et les comptables, et sécurise le traitement des factures fournisseurs et leur paiement.
3/ Mise en place des solutions adaptées
L’implémentation d’une solution Procure-to-Pay est un projet d’envergure. Sa réussite dépend de plusieurs facteurs : une équipe de projet dédié composée des services achats et comptabilité fournisseur, une planification réaliste et un suivi de projet rigoureux. La mise en place d’une gestion du changement dès le début des opérations permet de gagner l’adhésion des futurs utilisateurs.
Des tests réalisés sur les fonctionnalités mises en place sont indispensables. Vous pouvez ainsi vérifier si les paramètres saisis permettent de dérouler sans erreur les processus de Procure-to-Pay cibles. Planifiez également la formation des directions métiers avant le déploiement du nouveau logiciel pour faciliter la transition.
4/ Mise en place de KPI pour mesurer la performance des processus de Procure-to-Pay
L’automatisation du Procure-to-Pay a pour objectif d’améliorer la productivité et de réduire les coûts. Avec la mise en place de KPI, vous pouvez mesurer la performance des flux d’achats et apporter les réglages nécessaires. En voici quatre exemples :
- le ROI du service achats ;
- la durée moyenne du cycle Procure-to-Pay ;
- les dépenses gérées par le département des achats ;
- le taux de satisfaction des clients internes.
La mise en place d’un Procure-to-Pay durable passe par l’automatisation de ses processus. La gestion d’un projet de digitalisation exige une connaissance solide des solutions e-Procurement.
Nos équipes d’experts vous accompagnent dans tous vos projets d’automatisation et d’optimisation du Procure-to-Pay.
